Je hebt Microsoft 365 uitgerold en gebruikers opgeleid. Maar werkt het ook? Gebruiken mensen Teams en OneDrive echt, of mailen ze nog altijd bijlagen rond? Met de juiste rapporten meet je het gebruik en zie je waar extra begeleiding nodig is. In dit artikel vind je vijf plaatsen om adoptie te meten.
Waarom adoptie meten?
- Je ziet of trainingen en campagnes effect hebben.
- Je vindt afdelingen die extra hulp nodig hebben.
- Je kan licenties beter afstemmen op wat echt gebruikt wordt.
Voorbeelden van vragen die je kan beantwoorden: hoeveel mensen gebruiken Teams elke week? Stijgt het aantal gedeelde bestanden in OneDrive? Daalt het aantal interne e-mails?
1. Gebruiksrapporten in het Microsoft 365-beheercentrum
Ga naar Rapporten > Gebruik. Je ziet per dienst (Exchange, Teams, OneDrive, SharePoint, Viva Engage en de Microsoft 365-apps) hoeveel gebruikers actief zijn over 7, 30, 90 of 180 dagen. Je kan de gegevens exporteren naar Excel. Lees meer in gebruiksrapporten in Microsoft 365.
Standaard verbergt Microsoft de namen van gebruikers in deze rapporten. Een beheerder kan dat wijzigen via Instellingen > Organisatie-instellingen > Rapporten. Doe dat alleen als het nodig en toegestaan is.
2. Adoption Score
Adoption Score gaat verder dan tellen. Het kijkt naar hoe mensen samenwerken: delen ze bestanden als link of als bijlage, vergaderen ze met video, werken ze in kanalen? Je krijgt een score en concrete aanbevelingen. Lees Adoption Score activeren in het Microsoft 365-beheercentrum.
3. Analyse en rapporten in het Teams-beheercentrum
In het Teams-beheercentrum vind je onder Analyse en rapporten meer detail over Teams: gebruik per team, vergaderingen, apps en toestellen. Handig om te zien welke teams actief zijn en welke je kan opruimen.
4. Viva Insights
De vroegere Workplace Analytics zit nu in Viva Insights. Gebruikers zien persoonlijke inzichten over hun focustijd en vergaderingen. Met de geavanceerde mogelijkheden (aparte licentie) analyseren analisten werkpatronen op organisatieniveau, bijvoorbeeld hoeveel tijd teams in vergaderingen doorbrengen. Gegevens worden daarbij geanonimiseerd en gegroepeerd.
5. Gewoon vragen: bevragingen en feedback
Cijfers vertellen niet alles. Vraag gebruikers zelf hoe ze het ervaren, met een korte bevraging in Microsoft Forms of met Viva Pulse. Combineer dat met gesprekken met je ambassadeurs (champions) in elke afdeling.
Samenvatting
- Begin met de gebruiksrapporten: gratis en meteen beschikbaar.
- Activeer Adoption Score voor inzicht in samenwerking en concrete tips.
- Duik in het Teams-beheercentrum voor detail over Teams.
- Gebruik Viva Insights als je werkpatronen wil begrijpen.
- Vergeet de mens niet: vraag feedback en stuur bij.