Een goede uitrol van Microsoft Teams is meer dan de app installeren. Mensen moeten weten waarom ze Teams gebruiken, hoe ze het samen doen en waar ze hulp vinden. Dit projectplan helpt je stap voor stap, of je nu met 20 of 2.000 medewerkers start.
De aanpak in één oogopslag
Microsoft deelt de uitrol op in een paar fasen: voorbereiden, testen met een pilotgroep, breed uitrollen en daarna blijven verbeteren. Twee scenario's staan centraal: samenwerken in chats, teams en kanalen en vergaderen.
Stap 1: stel een projectteam samen
- Sponsor uit het management, die uitlegt waarom de organisatie Teams gebruikt.
- Projectleider die de planning bewaakt.
- IT-beheerder voor de technische inrichting.
- Ambassadeurs in elke afdeling: enthousiaste collega's die anderen helpen.
Tip: werk zelf al in Teams. Maak een team "Uitrol Teams" met een Planner-bord voor de taken.
Stap 2: de technische basis
- Tenant, domein en accounts: zie Teams technisch inrichten.
- Licenties met Teams voor alle gebruikers.
- Netwerk klaar voor audio en video.
- Beveiliging: MFA en basisinstellingen, zie Teams veilig inrichten in 4 stappen.
Stap 3: maak afspraken (governance)
- Wie mag een team maken, en hoe noem je het?
- Wanneer gebruik je chat, wanneer een kanaal, wanneer e-mail?
- Mogen gasten erbij?
- Wat gebeurt er met teams die niet meer gebruikt worden?
Lees 10 succesfactoren voor Teams.
Stap 4: start met een pilot
Laat één of twee afdelingen een paar weken met Teams werken. Kies echte scenario's: een wekelijks overleg, een project, het delen van documenten. Verzamel feedback met een korte enquête in Microsoft Forms.
Stap 5: communicatie en training
- Kondig de uitrol aan: waarom, wanneer en wat verandert er?
- Geef korte trainingen per scenario, liefst van 30 minuten.
- Wijs gebruikers op het menu Help in Teams en op een vaste plek met vragen, bijvoorbeeld een kanaal "Teams-vragen".
Stap 6: breed uitrollen
Rol uit in golven, per afdeling of locatie. Laat ambassadeurs de eerste dagen extra beschikbaar zijn.
Stap 7: meten en verbeteren
Volg het gebruik met de gebruiksrapporten en de Adoptiescore in het Microsoft 365-beheercentrum. Vraag na enkele maanden opnieuw feedback, bijvoorbeeld met een tevredenheidsscore. Pas je afspraken en trainingen aan waar nodig.