Je wilt een bestand delen met een klant, maar de optie Iedereen met de koppeling of Personen buiten je organisatie is grijs. Dat is geen fout: een instelling op een van de niveaus in Microsoft 365 blokkeert het. In dit artikel lees je waar je moet zoeken en hoe een beheerder het oplost.
De mogelijke oorzaken
- Organisatie: het delen met externen staat beperkt in het SharePoint-beheercentrum.
- Site: de SharePoint-site van het team heeft strengere deelinstellingen dan de organisatie.
- Gevoeligheidslabel: een label op het team of het bestand beperkt het delen.
- Rechten: je bent geen eigenaar, en de site laat alleen eigenaren delen.
- Gasttoegang staat uit voor de Microsoft 365-groep van het team.
1. Controleer het organisatieniveau
Ga naar het SharePoint-beheercentrum > Beleid > Delen. Zet de schuifregelaars voor SharePoint en OneDrive op het niveau dat je wilt: Iedereen, Nieuwe en bestaande gasten, Bestaande gasten of Alleen personen in je organisatie. OneDrive kan nooit ruimer zijn dan SharePoint.
2. Controleer de site
Ga in het beheercentrum naar Sites > Actieve sites, kies de site van het team > tabblad Instellingen > Extern delen > Meer instellingen voor delen. De site mag niet strenger staan dan je nodig hebt.
3. Gevoeligheidslabels
Staat er een label zoals Vertrouwelijk op het team of het bestand? Dan kan dat label extern delen blokkeren. Kijk in Microsoft Purview > Informatiebeveiliging > Labels welke instellingen het label heeft.
4. Mogen leden delen?
In de site: Instellingen > Sitemachtigingen > Instellingen voor delen wijzigen. Daar kies je of leden mogen delen of alleen eigenaren.
Tip
Zet Iedereen met de koppeling niet zomaar aan voor de hele organisatie. Kies liever Nieuwe en bestaande gasten: dan bevestigt een externe met een code per e-mail. Lees bestanden veilig delen met OneDrive.