Je wacht op een collega die de hele ochtend in vergadering zit, en je wilt hem spreken zodra hij vrij is. In plaats van om de tien minuten naar zijn status te kijken, laat je Teams het werk doen: met Melden wanneer beschikbaar krijg je een melding zodra zijn status verandert. In dit artikel lees je hoe je dat aanzet, hoe je de lijst beheert en welke andere statusfuncties handig zijn.
Een melding aanzetten voor een collega
- Klik op de profielfoto of naam van je collega, bijvoorbeeld in een chat of in de deelnemerslijst, om zijn profielkaart te openen.
- Klik op Meer opties (...) en kies Melden wanneer beschikbaar.
Vanaf nu stuurt Teams je een melding als zijn status naar Beschikbaar gaat of als hij Offline gaat. Zo weet je meteen of je hem kunt bellen of beter tot morgen wacht. De melding blijft actief tot je ze zelf uitzet, dus ook de volgende dagen.
Wat betekenen de statussen?
- Beschikbaar (groen): actief in Teams en niet in een vergadering.
- Bezet of In een gesprek / In een vergadering (rood): Teams zet dit automatisch op basis van je agenda en gesprekken.
- Niet storen (rood met streep): meldingen worden onderdrukt, behalve van mensen met prioriteitstoegang.
- Zo terug of Afwezig (geel): een tijd niet actief op de computer, of zelf ingesteld.
- Offline: niet aangemeld in Teams.
Teams baseert de status op activiteit en agenda. Iemand kan dus "beschikbaar" lijken terwijl hij net koffie haalt. Een melding is een goed teken, geen garantie.
De lijst met meldingen beheren
- Klik op de drie puntjes naast je profielfoto > Instellingen > Meldingen en activiteit.
- Zoek de optie voor Personen of Statusmeldingen beheren.
- Voeg hier collega's toe op naam, of verwijder ze als je de meldingen niet meer nodig hebt.
Ruim de lijst af en toe op. Wie voor vijf collega's meldingen aanzet en ze nooit weghaalt, krijgt de hele dag pop-ups en let er na een week niet meer op.
Ziet je collega dat je hem volgt?
Nee, je collega krijgt geen bericht dat jij een melding hebt aangezet. Je ziet ook niets wat je niet al in zijn status kon zien: je krijgt gewoon een seintje op het moment dat het verandert. De functie werkt alleen voor mensen in je eigen organisatie, niet voor externe contacten.
Slimme alternatieven
- Stuur gewoon een bericht als het niet dringend is. Je collega leest het zodra hij uit zijn vergadering komt, en jij hoeft niet te wachten.
- Plan een bericht in: klik met de rechtermuisknop op de verzendknop en kies een tijdstip, bijvoorbeeld na zijn vergadering.
- Markeer als dringend: met het uitroepteken onder het berichtvak krijgt je collega meldingen tot hij het bericht leest. Gebruik dat alleen als het echt moet.
- Kijk naar zijn agenda met de planningsassistent in Outlook of Teams, en plan een kort moment in.
En je eigen status?
Laat anderen zelf weten wanneer je terug bent met een statusbericht, bijvoorbeeld "In workshop tot 12 uur, daarna bereikbaar", of een afwezigheidsbericht voor als je met verlof bent. Lees statusbericht en afwezigheidsbericht instellen. Hou je van rust in je eigen meldingen? Pas dan je meldingsgeluiden aan of zet leesbevestigingen uit.
Veelgestelde vragen
Ik vind "Melden wanneer beschikbaar" niet.
Open de volledige profielkaart (klik op de naam, niet alleen erover bewegen) en kijk onder de drie puntjes. Bij externe personen staat de optie er niet.
Werkt het ook op mijn gsm?
Ja, de melding komt op elk toestel waar je in Teams bent aangemeld, volgens je meldingsinstellingen.