Je verwijdert een gast of een vertrokken medewerker uit Microsoft 365, maar in SharePoint blijft de naam nog opduiken: in de personenkiezer, in machtigingen of als gemaakt door. Erger: maak je later een nieuw account met hetzelfde e-mailadres, dan krijgt die persoon soms Toegang geweigerd. De oorzaak is de verborgen lijst met gebruikersgegevens (User Information List) van elke site. In dit artikel lees je hoe je een gast of gebruiker volledig uit SharePoint Online verwijdert.
Waarom blijft een gebruiker in SharePoint staan?
De eerste keer dat iemand een SharePoint-site of OneDrive opent, slaat SharePoint zijn gegevens op in de lijst met gebruikersgegevens van die site. Verwijder je de gebruiker uit Entra ID, dan blijft die vermelding staan, zodat oude documenten nog tonen wie ze maakte. Wordt er later een nieuw account met dezelfde naam gemaakt, dan heeft dat een andere interne ID. SharePoint ziet een conflict en weigert de toegang.
Stap 1: de gast verwijderen uit Entra ID
- Ga naar het Microsoft Entra admin center > Gebruikers > Alle gebruikers.
- Filter op Gebruikerstype: Gast en zoek de persoon.
- Selecteer de gast en klik op Verwijderen.
De gast komt 30 dagen in Verwijderde gebruikers terecht en kan zich niet meer aanmelden. Gasten vind je ook in het Microsoft 365 admin center onder Gebruikers > Gastgebruikers.
Stap 2: verwijderen uit de site
- Open de SharePoint-site als sitebeheerder.
- Ga naar de verborgen lijst: voeg /_layouts/15/people.aspx?MembershipGroupId=0 toe achter de URL van de site.
- Vink de gebruiker aan en kies Acties > Gebruikers verwijderen uit siteverzameling.
- Bevestig met OK.
Met PowerShell, voor meerdere sites
Met de SharePoint Online Management Shell verwijder je iemand in één keer uit een site:
Connect-SPOService -Url https://contoso-admin.sharepoint.com Remove-SPOUser -Site https://contoso.sharepoint.com/sites/project -LoginName "an_klant.be#ext#@contoso.onmicrosoft.com"
De LoginName van een gast bevat #ext#. Zoek ze op met Get-SPOUser -Site <url> | Where-Object LoginName -like "*#ext#*". Loop over alle sites met Get-SPOSite -Limit All om iemand overal te verwijderen.
Gasten regelmatig opruimen
- Bekijk in het SharePoint admin center > Sites > Actieve sites welke sites extern gedeeld worden.
- Stel in Beleid > Delen in dat gasttoegang automatisch vervalt na bijvoorbeeld 90 dagen.
- Gebruik toegangsbeoordelingen (Entra ID P2) om eigenaars periodiek te laten bevestigen welke gasten nog nodig zijn.
- Controleer de rapporten met inactieve gasten in het Entra admin center.
Nog steeds "Toegang geweigerd"?
- Verwijder de oude vermelding uit alle sites waar de persoon toegang had, ook de OneDrive van collega's die met hem deelden.
- Laat de gebruiker zich afmelden, de browsercache wissen en opnieuw aanmelden.
- Deel de bestanden opnieuw met het nieuwe account.