Gasten toevoegen aan een team is makkelijk. Ze weer weghalen als het project voorbij is, vergeten we vaak. Met toegangsbeoordelingen (access reviews) vraag je teameigenaren automatisch om de gasten in hun team te controleren. Wie niet meer nodig is, wordt verwijderd.
Wat doet een toegangsbeoordeling?
- Op een vast ritme, bijvoorbeeld elk kwartaal, krijgt de eigenaar van elk team een e-mail.
- De eigenaar keurt per gast goed of af, eventueel met een reden.
- Na de beoordeling verwijdert Microsoft Entra de afgekeurde gasten automatisch uit het team.
- Je kiest zelf wat er gebeurt als niemand reageert.
Welke licentie heb je nodig?
Toegangsbeoordelingen vragen Microsoft Entra ID P2 of Microsoft Entra ID Governance, bijvoorbeeld via Microsoft 365 E5. Controleer de actuele licentievoorwaarden van Microsoft voor de gebruikers en gasten die je beoordeelt.
Een beoordeling voor gasten in alle teams instellen
- Ga naar
https://entra.microsoft.com. - Kies ID Governance > Toegangsbeoordelingen > Nieuwe toegangsbeoordeling.
- Kies bij wat je wilt beoordelen Teams en groepen.
- Kies Alle Microsoft 365-groepen met gastgebruikers en beperk het bereik tot Alleen gastgebruikers.
Beoordelaars en herhaling kiezen
- Kies als beoordelaar Groepseigenaren. Zij kennen hun gasten het best.
- Voeg een reservebeoordelaar toe voor teams zonder eigenaar.
- Kies de duur (bijvoorbeeld 14 dagen) en de herhaling, zoals per kwartaal.
Wat gebeurt er na afloop?
- Zet Resultaten automatisch toepassen op de resource aan.
- Kies bij Als beoordelaars niet reageren de optie Toegang verwijderen. Zo blijven er geen gasten achter omdat niemand antwoordde.
- Klik op Maken.
Spreek dit vooraf af met de teameigenaren, zodat niemand verrast is als een gast verdwijnt.
Zo ziet de teameigenaar het
De eigenaar krijgt een e-mail met een knop om te beginnen. Per gast kiest hij Goedkeuren of Weigeren. Microsoft geeft soms een aanbeveling, bijvoorbeeld als een gast lang niet meer aangemeld is.
Tips
- Begin met een test op één team voor je alle teams laat beoordelen.
- Combineer dit met een verloopbeleid voor teams.
- Bekijk de resultaten later in het overzicht van de beoordeling.