SharePoint is de basis onder Teams, OneDrive en Lists. Zonder afspraken krijg je wildgroei aan sites, te ruim gedeelde bestanden en verouderde inhoud. Met een goede governance houd je SharePoint Online overzichtelijk en veilig. Dit zijn de belangrijkste instellingen.
1. Sites maken en structuur
- Bepaal wie sites mag maken: SharePoint-beheercentrum > Instellingen > Site maken.
- Gebruik hubsites om sites per afdeling of thema te groeperen, met gedeelde navigatie.
- Kies duidelijke sitesjablonen.
2. Extern delen
Onder Beleid > Delen kies je het niveau voor de hele organisatie, van Iedereen (anonieme links) tot Alleen mensen in je organisatie. Stel het standaard linktype in op Specifieke personen en laat anonieme links vervallen na een aantal dagen. Per site kun je strenger zijn.
3. Toegang van toestellen
Beperk de toegang vanaf niet-beheerde toestellen tot de browser, zonder downloaden. Lees toegang op niet-beheerde toestellen beperken.
4. Labels en bewaren
- Gebruik gevoeligheidslabels voor sites en bestanden.
- Stel bewaarbeleid in, zodat belangrijke documenten niet te vroeg verdwijnen en oude inhoud wordt opgeruimd.
5. Klaar voor Copilot
Copilot toont alles waartoe een gebruiker toegang heeft. Controleer daarom te ruim gedeelde sites en bestanden, bijvoorbeeld met de rapporten over gegevenstoegang in het SharePoint-beheercentrum.