Zonder afspraken groeit Teams snel uit tot honderden teams met vage namen, verlaten teams en gasten die er niet meer horen. Met governance houd je orde: wie mag teams maken, hoe heten ze, wie mag erin en wat gebeurt er als een team niet meer gebruikt wordt. Hier zijn de technische instellingen.
1. Wie mag teams maken?
Standaard mag iedereen een team maken. Wil je dat beperken tot een groep, dan doe je dat met PowerShell. Lees beperken wie teams kan maken. Zorg dan wel voor een eenvoudige aanvraagprocedure.
2. Naambeleid
Met een naambeleid voor Microsoft 365-groepen voeg je automatisch een voor- of achtervoegsel toe, zoals PRJ- of -Extern, en blokkeer je woorden. Je stelt het in via Entra-beheercentrum > Groepen > Naambeleid. Hiervoor heb je Entra ID P1 nodig.
3. Verloopbeleid
Met een verloopbeleid moeten eigenaren een team om de zoveel dagen verlengen. Teams die nog actief gebruikt worden, verlengen automatisch. Lees teams opschonen met een verloopbeleid.
4. Gevoeligheidslabels
Met gevoeligheidslabels uit Microsoft Purview bepaal je bij het maken van een team of het privé is, of gasten erin mogen en of bestanden gedeeld mogen worden met externen.
5. Gasten en externen
Stel gasttoegang en externe toegang bewust in, en controleer gasten regelmatig met toegangsbeoordelingen (Entra ID Governance).
6. Bewaren en archiveren
Stel bewaarbeleid in voor chats en kanaalberichten, en archiveer teams van afgeronde projecten in plaats van ze te verwijderen.
