Medewerkers in een winkel, een zorginstelling, een fabriek of op de baan werken vaak niet aan een eigen bureau. Ze hebben geen volledige Office-installatie nodig, maar wel hun rooster, de mededelingen van de organisatie en een snelle manier om collega's te bereiken. Voor hen heeft Microsoft de Frontline-licenties: Microsoft 365 F1 en F3. Ze zijn goedkoper dan een gewone licentie, maar bevatten minder. Hier lees je het verschil en hoe je kiest.
Voor wie zijn Frontline-licenties?
Microsoft bedoelt de F-licenties voor medewerkers die vooral met klanten, patiënten of de productie werken en niet de hele dag aan een eigen pc zitten: verkopers, verpleegkundigen, magazijnmedewerkers, chauffeurs, onderhoudstechnici. Microsoft heeft daar voorwaarden voor in de licentievoorwaarden. Een kantoormedewerker die de hele dag mailt en rapporten schrijft, past er niet bij. Twijfel je, vraag het dan na bij je licentiepartner.
Microsoft 365 F1
- Teams voor chat, vergaderen en Shifts (roosters).
- Toegang tot SharePoint en een beperkte OneDrive van 2 GB.
- Geen eigen mailbox en geen Office-apps om bestanden te bewerken. Documenten bekijken in de browser kan wel.
- Entra ID P1 en Intune om toestellen en toegang te beheren.
F1 is dus vooral een communicatielicentie: medewerkers lezen nieuws en procedures op het intranet, bekijken hun rooster, ruilen diensten en chatten met hun team.
Microsoft 365 F3
- Alles van F1.
- Een kleine mailbox van 2 GB (Exchange Kiosk), te gebruiken via Outlook op het web en de mobiele app, niet via de klassieke Outlook voor Windows.
- Word, Excel en PowerPoint in de browser en op mobiel, ook om te bewerken. De desktopversies zitten er niet in.
- Windows Enterprise voor gedeelde toestellen, zoals een kassa of kiosk.
Met F3 kan een medewerker dus ook mailen, een formulier invullen in Excel of een kort verslag in Word maken. Hoe F3 zich verhoudt tot de gewone abonnementen, lees je in Microsoft 365-licenties vergeleken.
Wanneer welke?
| Situatie | Licentie |
|---|---|
| Alleen roosters, chat en mededelingen | F1 |
| Ook e-mail en documenten bekijken of licht bewerken | F3 |
| Eigen pc, desktop-apps en veel opslag | Business of E3 |
Wil je functie per functie vergelijken, gebruik dan het overzicht in Microsoft 365-plannen vergelijken. Je kunt binnen één organisatie licenties mengen: kantoorpersoneel op E3 of Business, winkelpersoneel op F1 of F3.
Gedeelde toestellen beheren
Frontline-medewerkers delen vaak een tablet of gsm per ploeg. Richt die in met Intune als gedeeld toestel, zodat elke medewerker zich bij het begin van de dienst aanmeldt en bij het einde afmeldt, en de gegevens van de vorige gebruiker verdwijnen. Beperk ook wat er op onbeheerde, persoonlijke toestellen kan, bijvoorbeeld door downloaden van bestanden te blokkeren op toestellen die je organisatie niet kent.
Tips
- Combineer F-licenties met gedeelde toestellen en Intune, zodat medewerkers snel aanmelden en afmelden.
- Gebruik tags en Shifts in Teams om ploegen te bereiken, bijvoorbeeld een tag per afdeling of per ploeg.
- Zet mededelingen op een SharePoint-site of in Viva Connections, zodat medewerkers ze in Teams zien zonder te zoeken.
- Wijs licenties toe via groepen, dan krijgt een nieuwe medewerker automatisch de juiste F-licentie.
Veelgestelde vragen
- Kan een F1-gebruiker e-mail ontvangen? Nee, F1 heeft geen eigen mailbox. Wie e-mail nodig heeft, kiest F3.
- Kan ik met F3 de Office-apps op een pc installeren? Nee, F3 bevat de web- en mobiele apps, niet de desktop-apps.
- Bestaan er uitbreidingen? Ja, Microsoft biedt aanvullende licenties voor beveiliging en compliance voor frontline-medewerkers. Welke add-ons beschikbaar zijn, verandert regelmatig.
- Kan ik later overstappen? Ja, je kunt een gebruiker van F1 naar F3 of naar een volledige licentie zetten. Let op de kleinere opslag als iemand terug naar een F-licentie gaat.
De exacte inhoud kan per land en over de tijd veranderen; controleer de actuele productbeschrijving bij Microsoft voor je beslist.