Waar staan de e-mails, bestanden en Teams-chats van je organisatie fysiek opgeslagen? Die vraag komt terug bij elke GDPR-analyse, elke aanbesteding en elke vragenlijst van een klant of auditor. In Microsoft 365 kun je de gegevenslocatie van je tenant zelf opzoeken in het admin center. In dit artikel lees je waar je die vindt, wat de EU-gegevensgrens betekent, en welke opties er zijn als je gegevens in een bepaald land wilt houden.
De gegevenslocatie opzoeken
- Ga naar het Microsoft 365 admin center.
- Kies Instellingen > Organisatie-instellingen.
- Open het tabblad Organisatieprofiel > Gegevenslocatie.
Je ziet per dienst (Exchange Online, SharePoint en OneDrive, Teams, enzovoort) in welke regio of welk land de gegevens in rust bewaard worden, bijvoorbeeld Europese Unie of Nederland. Je hebt daarvoor minstens de rol Globale lezer nodig.
Hoe wordt de locatie bepaald?
- Bij het aanmaken van de tenant bepaalt het land dat je opgaf de standaardregio. Een Belgische tenant komt in de Europese datacenters terecht.
- Microsoft spreekt van regio's (geografieën) en niet van één server: gegevens worden binnen de regio gerepliceerd over meerdere datacenters voor redundantie.
- Je kunt het land van de tenant achteraf niet wijzigen. Een verhuizing naar een andere regio kan alleen via een migratie of een programma van Microsoft voor nieuwe lokale datacenters.
De EU-gegevensgrens
Voor klanten in de Europese Unie en de EVA heeft Microsoft de EU Data Boundary uitgerold. Daarmee worden niet alleen de klantgegevens, maar ook persoonsgegevens in logbestanden en de meeste technische ondersteuningsgegevens binnen de EU opgeslagen en verwerkt. Er zijn beperkte uitzonderingen, bijvoorbeeld voor beveiligingsdiensten die wereldwijd dreigingen analyseren. Microsoft publiceert de details in het Trust Center en in de productvoorwaarden.
Gegevens in een specifiek land houden
| Optie | Wat | Voor wie |
|---|---|---|
| Standaard | Gegevens in de regio van de tenant (bijvoorbeeld EU) | De meeste organisaties |
| Advanced Data Residency | Add-on die de opslag in een land met lokale datacenters contractueel vastlegt | Overheden, zorg, financiële sector |
| Multi-Geo | Per gebruiker of site een andere regio kiezen binnen één tenant | Multinationals met wettelijke eisen per land |
Welke landen Advanced Data Residency ondersteunt, hangt af van waar Microsoft lokale datacenters heeft. Controleer de actuele lijst bij Microsoft of je partner.
Wat neem je op in een GDPR-dossier?
- Een schermafbeelding of export van de gegevenslocatie per dienst.
- De verwijzing naar de Data Protection Addendum (DPA) van Microsoft, die deel uitmaakt van je contract.
- Welke diensten je gebruikt die buiten de standaardregio kunnen verwerken, zoals sommige AI-functies of apps van derden in Teams.
- Je eigen maatregelen: MFA, beveiligingsstandaarden, bewaarbeleid en toegangsbeheer.