Bij een fusie, overname of afsplitsing werken organisaties soms tijdelijk vanuit meerdere Microsoft 365-tenants, maar willen ze naar buiten één e-maildomein gebruiken. Dat is lastig, want een domein kan maar in één tenant geverifieerd zijn. In dit artikel lees je welke opties er zijn.
Waarom is dit moeilijk?
Een domein zoals contoso.com kan als geverifieerd domein maar aan één tenant gekoppeld zijn. Exchange Online aanvaardt alleen e-mail voor domeinen die in de eigen tenant geverifieerd zijn. Een tweede tenant kan dus niet zomaar mail ontvangen of verzenden met hetzelfde domein.
De opties
1. Subdomeinen per tenant
De eenvoudigste aanpak: elke tenant krijgt een eigen (sub)domein, zoals be.contoso.com en nl.contoso.com. Er zijn geen conflicten, maar de e-mailadressen veranderen.
2. Eén tenant als ingang, doorsturen naar de andere
Het domein blijft geverifieerd in tenant A. Daar stel je het in als Internal Relay-domein, en je maakt voor de gebruikers van tenant B e-mailcontactpersonen of e-mailgebruikers aan met als doeladres hun adres in tenant B (bijvoorbeeld op het onmicrosoft.com-domein van tenant B). Inkomende mail voor het gedeelde domein komt binnen in tenant A en wordt doorgestuurd.
Voor uitgaande mail met het gedeelde domein moet tenant B via een connector langs tenant A of een e-mailgateway verzenden. Dat vraagt extra configuratie en zorg voor SPF, DKIM en DMARC.
3. Een e-mailgateway van derden
Een gateway voor de MX-records kan op basis van de ontvanger beslissen naar welke tenant de mail gaat, en kan uitgaande adressen herschrijven. Handig bij grotere of langdurige scenario's.
4. Migreren naar één tenant
Is de situatie tijdelijk? Dan is het vaak beter om de mailboxen te verhuizen met een migratie tussen tenants (cross-tenant mailbox migration) en het domein daarna naar de doeltenant te verplaatsen.
Risico's en aandachtspunten
- Verkeerde routering: mail die bij de verkeerde tenant aankomt of in een lus blijft hangen.
- SPF, DKIM en DMARC: elke route die met het domein verzendt, moet in je SPF-record staan en correct ondertekenen.
- Complex beheer: documenteer de opzet goed en test grondig voor je in productie gaat.
- Adresboek: gebruikers in beide tenants zien elkaar niet automatisch. Synchroniseer contactpersonen of gebruik de functies voor organisaties met meerdere tenants.